In veel voedingsmiddelenbedrijven keren dezelfde aandachtspunten terug tijdens audits en hygiënerondes. Er volgt actie: een extra instructie, een toelichting, soms een training. Dat kan helpen. Maar net zo vaak blijkt het effect tijdelijk. Dezelfde afwijkingen duiken opnieuw op. Dat roept een logische vraag op:

Hoe kan het dat afspraken helder zijn, maar de praktijk toch blijft schuren?

Een belangrijk deel van het antwoord ligt niet in wat zichtbaar is, maar in wat zich onder de oppervlakte afspeelt.Waar we het hier over hebben zijn geen ‘vage gevoelens’, maar concrete elementen zoals samenwerking, werkdruk, en dagelijkse keuzes op de werkvloer.

In een eerdere blog ging ik in op waarom méér regels en procedures niet automatisch tot betere kwaliteit leiden. In dit artikel zoom ik verder in op waar die hardnekkige patronen dan wél ontstaan: in de dagelijkse praktijk.

De ijsberg als praktisch denkkader

De ijsberg is een eenvoudige maar krachtige metafoor voor kwaliteit.

Wat zichtbaar is, vormt slechts een klein deel van het geheel:

± 5% bevindt zich boven water: zichtbaar, vastgelegd en meetbaar

± 95% bevindt zich onder water: minder zichtbaar, maar bepalend voor wat er gebeurt

Veel organisaties richten zich vooral op die zichtbare 5%. Dat is logisch.

Het is concreet, toetsbaar en controleerbaar.

Boven water – het formele deel (5%)

Dit is de structuur- en systeemkant van kwaliteit:

• procedures en werkinstructies

• registraties en formulieren

• audits en inspecties

• KPI’s en dashboards

• zichtbaar gedrag op de werkvloer

Deze elementen zijn essentieel. Ze geven duidelijkheid en houvast.

Maar ze vormen slechts het topje van de ijsberg.

Onder water – de dagelijkse praktijk (95%)

Het grootste deel van kwaliteit wordt bepaald in de dagelijkse uitvoering:

• hoe werkdruk wordt ervaren

• welke gewoontes zijn ontstaan

• overtuigingen en aannames

• samenwerking binnen en tussen teams

• aanspreekcultuur en meldbereidheid

• de praktische haalbaarheid van afspraken

Dit deel zie je niet direct terug in rapportages, maar het bepaalt wel of afspraken standhouden.

Als de dagelijkse praktijk niet meebeweegt, heeft sturen op structuren en systemen maar beperkt effect.

Waarom sturen op de bovenkant vaak onvoldoende is

Wanneer iets niet goed loopt, is de reflex begrijpelijk: extra uitleg, aangescherpte instructies of een nieuwe training. Soms werkt dat.

Maar wanneer dezelfde issues blijven terugkomen, ligt de oorzaak vaak niet in kennis of intentie.

In de praktijk spelen dan factoren mee zoals:

• afspraken die botsen met werkdruk

• weinig ruimte om afwijkingen bespreekbaar te maken

• verschillende perspectieven tussen QA en productie

• een praktijk die is veranderd, terwijl afspraken dat niet zijn

Door vooral boven water bij te sturen, wordt het symptoom aangepakt. De oorzaak blijft vaak ongemoeid.

Wat aandacht voor de onderkant kan opleveren

Organisaties die naast structuur ook oog hebben voor de dagelijkse praktijk, ervaren vaak:

• minder terugkerende afwijkingen

• betere samenwerking tussen afdelingen

• verbetertrajecten die beter aansluiten bij de realiteit

• meer eigenaarschap en betrokkenheid

Niet omdat alles ‘zachter’ wordt, maar omdat verbeteringen beter landen.

Tot slot

Kwaliteit zit niet alleen in systemen en procedures. Dat zichtbare deel is belangrijk, maar vertegenwoordigt slechts een klein deel van het geheel.

Door ook te kijken naar hoe het werk dagelijks wordt uitgevoerd, ontstaat meer grip op kwaliteit en meer kans op duurzame verbetering.

Meer weten over wat er in de dagelijkse praktijk speelt?